Jak to ogarnąć? Wyzwania początkującego PM-a w projektach UX

Kiedyś Albert Camus poradził, by usunąć ze swojego słownika słowo problem i zastąpić je słowem wyzwanie - i życie stanie się nagle bardziej podniecające i interesujące.

Izabella Styburska
Izabella Styburska
Menedżerka projektów / Koordynatorka biura

Niestety, to co napiszę  będzie bardziej rozczarowujące niż czerwcowa pogoda nad polskim morzem. Ta zasada nie zawsze działa. Możemy usuwać ze swoich słowników wszystkie słowa, jakie tylko chcemy. Jedyne co się zmieni to nasz zasób słownictwa. I to nie na lepsze.

Dwa słowa, dziewiętnaście liter

Zarządzanie projektem to bardzo pojemny termin. Jest w nim miejsce na zarządzanie stresem, ryzykiem, zasobami, harmonogramem, oczekiwaniami klienta. Wymieniać można w nieskończoność. Tym bardziej, że obecnie prawie wszystkim można “zarządzić”. 

Według mojego doświadczenia najważniejsze jest zarządzanie swoim czasem, odpowiednia priorytetyzacja zadań i przede wszystkim świadomość, że projekt jest jak żywy organizm, który z czasem zmienia się i ewoluuje. To, że akurat w tym momencie jesteśmy na dole sinusoidy, znaczy jedynie tyle, że za chwilę sytuacja się odmieni i wyjdziemy na prostą.

fot. Loic Leray (Unsplash)

Jest ryzyko, jest zabawa

To stwierdzenie nijak ma się do projektu - w idealnej sytuacji nie ma żadnych ryzyk, ale wszyscy wiemy, że perfekcyjny projekt nie istnieje. Warto zapamiętać te słowa i powtarzać je jak mantrę. Jeszcze ważniejsze jest wypisanie wszystkich możliwych ryzyk już na samym początku projektu. Im więcej uda nam się przewidzieć na wstępie, tym łatwiej później będzie się z tym zmierzyć. Zabawa zaczyna się wtedy, kiedy kolejne ryzyka nie robią już na nas wrażenia, ponieważ jesteśmy na nie świetnie przygotowani. Jeszcze lepiej jest, kiedy umiemy już tak planować i przewidywać, że do powstania nowych ryzyk zwyczajnie nie dopuszczamy.

fot. FLY:D (Unsplash)

Zasada ograniczonego zaufania

Chociaż pijemy razem kawę, opowiadamy żarty w kuchni i dzielimy się wiedzą, a w życiu możemy konie kraść, to w projekcie warto kontrolować postęp prac członków zespołu projektowego. Podczas planowania prac i na codziennych statusach, za pomocą narzędzi do zarządzania projektem. Spokojny project manager to zorientowany project manager. Wiedząc, na jakim etapie zaawansowania są poszczególne zadania i nad czym dzisiaj pracują konkretne osoby, oszczędzamy sobie niepotrzebnych emocji. Możemy też w porę zareagować, jeśli coś nie dzieje się tak jak powinno i zapobiegać przesunięciom w harmonogramie. To ważny element zarządzania ryzykiem.

fot. Fahrul Azmi (Unsplash)

Widok z lotu ptaka

Ważne, aby na projekt patrzeć całościowo. Nie skupiać się jedynie na najbliższym tygodniu czy dwóch, ale starać się objąć wzrokiem perspektywę nawet kilku tygodni w przód. W ten sposób łatwiej będzie nam nie tylko zauważyć zagrożenia czające się za rogiem, ale też wyjść i stawić im czoło w odpowiednim momencie. Dla mnie jest to jedna z trudniejszych umiejętności do opanowania, ale już teraz wiem, że jest niezwykle ważna.

fot. Eden Constantino (Unsplash)

Jak to zrobić?

Najlepiej dobrze! A tak zupełnie poważnie to wziąć dwa głębokie wdechy, policzyć do dziesięciu i… zacząć działać! Najtrudniejszy problem do rozwiązania to ten odkładany na później. Już od samego początku warto nauczyć się dobrze planować i przewidywać co tylko się da. Wiedza teoretyczna, wsparcie zespołu i świadomość, że od rozpoczęcia do zakończenia projektu wiele się może zmienić, z pewnością pozwoli nam zaoszczędzić stresu, projekt zakończyć sukcesem, a u klienta wywołać poczucie zadowolenia.

O autorze

Izabella Styburska
Izabella Styburska
Menedżerka projektów / Koordynatorka biura

Z wykształcenia dziennikarka wchodząca w świat zarządzania projektami UX. Pracowała dla międzynarodowych informatycznych i prawniczych firm, posiada niesamowite talenty organizacyjne i nie kończące się pokłady empatii.